Xiptra - Audits Stroomlijnen in Business Central...

Audits Stroomlijnen in Business Central...

Organisaties moeten hun transacties en controlewerkzaamheden gestructureerd vastleggen, zodat elke handeling naar de brondocumenten kan worden herleid. Dit controlespoor, ook wel een audit trail genoemd, is essentieel voor zowel interne als externe controles.

Wat is een Audit Trail?

Een audit trail is letterlijk het spoor van een audit of controle. Het stelt een onderneming of toezichthouder in staat om transacties administratief te volgen en te controleren. Dit kan voorafgaan aan een financiële transactie of bijvoorbeeld aan het aangaan van een nieuwe klantrelatie. Vaak is een audit trail wettelijk verplicht, zoals bij de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft).

Waarom is een Audit Trail Belangrijk?Een audit trail is cruciaal om verschillende redenen:

Interne Controle: Elke betaling moet kunnen worden herleid naar een factuur en levering om ongeautoriseerde betalingen te voorkomen.
Fraude detectie: Een ontbrekende schakel in de audit trail kan wijzen op interne fraude.
Externe Verantwoording: Belangrijk voor accountants en toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
Fiscale Naleving: De Belastingdienst eist op basis van de fiscale bewaarplicht dat u de audit trail vastlegt.

Automatiseren van een Audit Trail

Met de toenemende automatisering van administratieve processen, zoals het scannen en automatisch verwerken van facturen, kunt u een groot efficiencyvoordeel behalen. Echter, er zijn ook valkuilen:

Data Beveiliging: Bij een volledig digitale trail moet u investeren in goede beveiliging van data en een back-up- en recoveryprocedure.
Functiescheiding: Zorg ervoor dat de functiescheiding binnen uw onderneming goed wordt verwerkt in de software om wijzigingen te kunnen herleiden naar individuen.

Voorbereiden op een Audit met Business Central

Het gebruik van de juiste tools, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, kan audits een gestroomlijnd en efficiënt proces maken. Hier zijn enkele manieren waarop Business Central uw audits kan verbeteren:

Automatiseer Audit Trails

Handmatige audittracking is vatbaar voor fouten. De geautomatiseerde audit trail functie van Business Central registreert elke wijziging en transactie in uw systeem automatisch, wat tijd bespaart en de kans op discrepanties verkleint.

Vergrendel de Nauwkeurigheid van Gegevens

Nauwkeurige gegevens zijn essentieel voor audits. Business Central biedt tools om ervoor te zorgen dat uw gegevens up-to-date en klaar voor gebruik zijn:

Gegevensopschoning: Regelmatig controleren op fouten, duplicaten en ontbrekende informatie.
Validatieregels: Validatiecontroles instellen om te voldoen aan uw normen.
Financiële Afsluiting: Zorg voor goed gedocumenteerde financiële afsluitingen.

Versterk Interne Controles met Rollen-gebaseerde Machtigingen

Met rollen-gebaseerde machtigingen kunt u bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens, wat het risico op ongeoorloofde wijzigingen vermindert en een duidelijk controlespoor creëert.

Auditklare Rapporten met Eén Klik

Business Central maakt het mogelijk om binnen enkele seconden gedetailleerde, auditklare rapporten te genereren, wat de voorbereidingstijd voor rapporten verkort.

Gebruik Power BI voor Slimmere Audits

Door Business Central te integreren met Power BI kunt u gegevens omzetten in visuele dashboards en rapporten, waardoor trends en inconsistenties snel zichtbaar worden.

Integratie van Business Central met Power BI

Voordelen van de Integratie

Realtime Inzichten
- Door Business Central-gegevens in Power BI te laden, kunt u realtime dashboards en rapporten maken die altijd up-to-date zijn. Dit helpt bij het snel identificeren van trends en afwijkingen.
Flexibele Rapportage
- Power BI biedt een flexibel alternatief voor de ingebouwde rapporten van Business Central. U kunt verder inzoomen op gegevens, deze analyseren en de visualisaties aanpassen aan uw specifieke behoeften.
Gegevens van Meerdere Bedrijven
- U kunt gegevens van verschillende bedrijven samenvoegen in één rapport, wat vooral handig is voor organisaties met meerdere entiteiten.
Interactiviteit
- De interactieve dashboards van Power BI maken het mogelijk om eenvoudig door gegevens te navigeren en diepgaande analyses uit te voeren zonder dat u Business Central hoeft te verlaten.

Stappen om de Integratie in te Stellen

Power BI Account Aanmaken
- Als u nog geen Power BI-account heeft, kunt u zich aanmelden op de Power BI-website met uw zakelijke e-mailadres.
Verbinding Maken met Business Central
- Ga in Business Central naar de zoekbalk en typ “Power BI-rapporten instellen”.
- Volg de begeleide stappen om verbinding te maken met uw Power BI-account. Dit omvat het verifiëren van uw licentie en het uploaden van een demo-rapport naar Power BI.
Rapporten en Dashboards Maken
- Gebruik Power BI Desktop om uw eigen rapporten en dashboards te maken. U kunt deze vervolgens publiceren naar uw Power BI-service en delen met anderen binnen uw organisatie.
Rapporten Weergeven in Business Central
- In Business Central kunt u Power BI-rapporten insluiten op verschillende pagina’s, zoals het rolcentrum en lijstpagina’s. Dit biedt extra inzicht in uw gegevens direct binnen de Business Central interface.

Praktische Toepassingen

Financiële Overzichten: Maak gedetailleerde financiële dashboards die de gezondheid van uw bedrijf in Realtime weergeven.
Verkoopanalyses: Analyseer verkoopgegevens om trends en prestaties van uw verkoopteam te volgen.
Voorraadbeheer: Visualiseer voorraadniveaus en -bewegingen om efficiënter voorraadbeheer te realiseren.

Conclusie

Met deze aanpak kunt u zich beter voorbereiden op audits en uw bedrijfsprocessen efficiënter maken.

WILT U HIER NOG MEER OVER WETEN? Neem dan gerust contact met Xiptra op voor meer details over Microsoft Dynamics365 Business Central, meningen van klanten, voorbeelden van reële integraties, gerelateerde artikelen, enz.

NEEM CONTACT OP!